ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования

Терминология ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования оригинал документа:

3.1 архивный орган; архивное учреждение (archival authority): Учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения документов, не подлежащих хранению.

Определения термина из разных документов: архивный орган; архивное учреждение

3.3 документ (record): Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Определения термина из разных документов: документ

3.4 доступ (access): Право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования информации.

Определения термина из разных документов: доступ

3.5 индексирование (indexing): Процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации.

Определения термина из разных документов: индексирование

3.6 классификация (classification): Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной системе.

Определения термина из разных документов: классификация

3.7 конвертирование (conversion): Процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. Ср. миграция (см.3.11).

Определения термина из разных документов: конвертирование

3.8 контроль (tracking): Создание, включение в систему управления документами и сохранение информации о движении и использовании документов.

Определения термина из разных документов: контроль

3.9 контроль действий (action tracking): Процесс отслеживания сроков совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом.

Определения термина из разных документов: контроль действий

3.10 метаданные (metadata): Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими.

Определения термина из разных документов: метаданные

3.11 миграция (migration): Перемещение документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. Ср. конвертирование (см. 3.7).

Определения термина из разных документов: миграция

3.12 обеспечение сохранности (preservation): Процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени.

Определения термина из разных документов: обеспечение сохранности

3.13 отбор и передача (disposition): Процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, и касающихся уничтожения документов или передачи их на последующее хранение.

Определения термина из разных документов: отбор и передача

3.16 отчетность (accountability): Принцип, в соответствии с которым частные лица, организации и общество ответственны за свои действия.

Определения термина из разных документов: отчетность

3.15 передача (transfer) (в отношении способа хранения): Изменение способа хранения документов, права собственности и (или) ответственности за документы.

Определения термина из разных документов: передача

3.14 перемещение (transfer) (в отношении места хранения): Изменение места хранения документа.

Определения термина из разных документов: перемещение

3.17 регистрация (registration): Присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему.

Определения термина из разных документов: регистрация

3.2 система управления документами (records system): Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

Определения термина из разных документов: система управления документами

3.18 уничтожение (destruction): Ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления.

Определения термина из разных документов: уничтожение

3.19 управление документами (records management): Совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

Определения термина из разных документов: управление документами